Інформаційно-пошукова система
"УФД/Бібліотека"

Призначення і загальна характеристика Системи
Система "УФД/Бібліотека" (далі по тексту "Система") призначена для автоматизації всіх основних виробничих циклів бібліотеки:

• комплектування бібліотечного фонду (визначення потреб, замовлення літератури, оформлення надходжень, облік і аналіз фонду, списання);
• обробки документів (складання бібліографічного опису документа, класифікація, створення каталогів тем);
• бібліографії (складання аналітичних описів, підготовка бібліографічних довідок);
• обслуговування читачів (пошук і замовлення документів, комплектування замовлень, видача та повернення документів);

Система включає засоби для автоматизації таких основних операцій:
Відбір, перегляд та друк документів:

• відбір документів за заданими критеріями (темами та значеннями полів бібліографічного опису);

• сортування відібраних документів за вказаними критеріями в порядку зростання або зменшення значень;
• перегляд та друк інформації щодо відібраних документів у вигляді рядків таблиці, каталожних карток та повних бібліографічних описів;

Комплектування фонду:

• створення та аналіз тематико-типологічного плану комплектування фонду;
• аналіз відмовлень в літературі;
• врахування пропозицій постачальників;
• складання потреб в літературі;
• планування поповнення фонду;
• складання замовлень літератури у постачальників;
• обробка надходжень (партій літератури);
• списання літератури;
• друк книг інвентарного та сумарного обліку;
• аналіз статистики комплектування бібліотечного фонду;

Обробка документів:

• каталогізація видань (створення бібліографічних описів документів відповідно держстандарту 7.1-84, з урахуванням стандартів USMARC та UNIMARC);
• створення та підтримка каталогів тем (класифікаторів, рубрикаторів, систематичних та тематичних каталогів і т.і.);
• визначення зв'язків документів (документ-частина, серія-елемент серії, оригінал-переклад, документ-додаток і т.і.);
• підтримка та використання авторитетних записів та переліків типових значень;

Організація доступу до електронних документів (електронних копій):

• занесення електронних копій документів до бази даних чи відповідних контейнерів локальної мережі;
• утримання електронних адрес документів, які розміщені на компакт-дисках, в локальній та глобальній мережах;
• перегляд та друк електронних копій документів, знайдених в каталозі;
• шифрування електронних копій;

Ведення інформації про читачів та організації:

• введення та утримання інформації щодо читачів бібліотеки та організацій (постачальників літератури, бібліотек-учасників МБА, зведених каталогів та ін.);
• відбір читачів та організацій за різними критеріями, сортування, перегляд та друк відібраної інформації;
• перегляд та друк картки читача та організації та іншої супутньої інформації про читачів та організації;

Обслуговування читачів

• відбір примірників документів та реєстрація видачі їх читачам;
• реєстрація повернення документів читачами;
• перегляд переліків документів, виданих читачеві, які повернені, не повернені, термін повернення яких прострочено;
• застосування технологій штрих-кодування для ідентифікації документів та читачів;

Експорт імпорт інформації:

• бібліографічних описів документів в форматах USMARC, UNIMARC та XML;
• інформації щодо бібліотечного фонду в форматі XML;
• інформації про читачів та організації в форматі XML;
• додаткової інформації (каталогів тем, словників, типових значень і т.і.) в форматі XML.

Система передбачає налагодження широкого кола параметрів для пристосування Системи до потреб конкретної бібліотеки, створення різноманітних словників та переліків з можливістю їх експорту-імпорту в форматі XML.
Система орієнтована на роботу в комп`ютерній мережі, де велика кількість користувачів одночасно працює з серверами застосувань та баз даних. Система побудована за архітектурою клієнт-сервер, базується на системах управління базами даних реляційного типу, які підтримують стандарт SQL.

Обслуговування читачів та організацій
Цикл обслуговування читачів пропонується організувати за двома основними схемами.

Перша схема – це схема з попереднім замовленням:

• замовлення документів : читач або працівник бібліотеки для даного конкретного читача вводить в Систему замовлення з інформацією про місце, де документ має бути виданим, для кожного місця видачі в системі зберігається перелік місць збереження документів, які обслуговують це місце видачі, система по черзі передивляється всі місця збереження документів на предмет наявності необхідного примірника і направляє замовлення на перше знайдене місце збереження,
• комплектування замовлень : працівник бібліотеки, відповідальний за комплектування замовлень читачів у даному місці збереження документів, відбирає конкретні примірники, вводить їх номери і передає документи до відповідного місця видачі,
• видача документів : працівник бібліотеки на конкретному місці видачі отримує документ з місця збереження і видає їх читачеві,
• повернення документів : читач повертає документи на місце видачі (в принципі, не обов'язково на те, де документи були отримані), працівник бібліотеки робить позначку про повернення і передає документи до відповідного місця збереження.

Ця схема типова для випадку, коли читач не має безпосереднього доступу до документів, а замовляє їх, виходячи з результатів пошуку в каталозі та/або консультацій з працівниками бібліотеки, і є найбільш поширеною для абонементів в вітчизняних бібліотеках.

Друга схема може вважатися скороченою:

• видача документів : працівник бібліотеки на конкретному місці видачі видає читачеві конкретний примірник, знайдений бібліотекарем чи самим читачем,
• повернення документів : читач повертає документи на будь-яке місце видачі, працівник бібліотеки робить позначку про повернення і передає документи до відповідного місця збереження.

Ця схема є найбільш поширеною для читальних залів (підручний фонд) та для бібліотек, де читач має безпосередній доступ до документів і відбирає документи самостійно (характерно для бібліотек Північної Америки та Європи).
Обидві схеми можуть мати безліч варіацій в залежності від конкретної бібліотеки. Система підтримує їх за рахунок засобів налагодження параметрів. Значний вплив на схему може мати впровадження технології штрих-кодів.